¿Qué es Auditoría Ágil?
El término ágil se ha venido usando con frecuencia y abarca desde el manejo de equipos remotos hasta la gestión de nuevos riesgos. Esto es particularmente relevante pues la materialización de un riesgo como la pandemia, exigen más agilidad, pues los desafíos son amplios y permanentes y se evidencian claramente en situaciones como en los planes de continuidad del negocio.
En este entorno cambiante, en que los equipos de auditoría deben actualizar sus documentos de planeación sobre la marcha, la adopción de una metodología ágil puede contribuir a contar con un enfoque más estratégico y calculado. La metodología ágil tiene sus orígenes en el desarrollo de aplicativos y programas para computadores y posteriormente ha sido adaptada y adoptada por muchas industrias y funciones empresariales, incluida la auditoría. En lugar de la tradicional planificación más larga y con pocas variaciones, el proceso de auditoría ágil se centra en una planificación iterativa y flexible en ciclos cortos (sprints) donde se evalúan avances y resultados, en un marco de colaboración.
Desde hace algún tiempo, los equipos de diferentes actividades, tales como los equipos de auditoría, se han esforzado en la búsqueda de hacer el trabajo de manera más rápida y eficiente, en un ambiente de recursos limitados. Con la actual pandemia, los recortes presupuestales y de personal han sido severos en muchos casos, lo que ha obligado a que los auditores deban hacer más con menos. Actualmente se adelantan trabajos de forma remota en lugar de evaluaciones in situ y hay que enfrentar nuevos riesgos y los empresarios demandan cada vez más apoyo y orientación a las organizaciones.
Hay que mencionar otros desafíos, como el de la comunicación. Mantenerse conectado con compañeros de trabajo y partes interesadas mientras el trabajo se ejecuta a distancia no es fácil. Hay que emplear tecnologías confiables, tanto para videoconferencias y entrevistas como para pruebas de inventarios e inspecciones.
De otra parte, la alta dirección de las empresas espera que los equipos de auditoría proporcionen seguridad en tiempo real, mientras aborda riesgos emergentes como las interrupciones en la cadena de suministro, el impacto de la pandemia en el capital humano y los riesgos de ciberseguridad.
Para apoyar adecuadamente a la organización, la auditoría debe evaluar la actitud de la gerencia sobre los riesgos originados o acentuados por la pandemia y actuar con rapidez. Es en este escenario en que la auditoría ágil presta un mejor concurso que la auditoría más tradicional. Con una auditoría ágil, los conocimientos se obtienen más rápidamente, hay evaluaciones oportunas y los equipos pueden incorporar los hallazgos de inmediato.
Ventajas de la Auditoría Ágil
Rápida gestión de riesgos emergentes:
Toda vez que la auditoría ágil depende mucho del análisis de datos, un buen establecimiento de indicadores de riesgo y análisis de tendencias alertará al equipo de auditoría en cuanto a tendencias emergentes que pueden ser positivas o negativas. Reaccionar a esas tendencias a medida que comienzan a surgir puede mitigar los impactos significativos mucho antes que en las técnicas de auditoría tradicionales.
Mejoras en la comunicación:
El esquema de auditoría ágil permite que la comunicación sea más frecuente e informal, en ciclos cortos. Esto ayuda a los equipos remotos y las partes interesadas clave, a mantener una dinámica apropiada en las circunstancias. Las reuniones virtuales son cortas y ayudan a los equipos a entender rápidamente los logros obtenidos, lo que se espera obtener cada día y lo que puede representar dificultades.
Resultados oportunos:
Al trabajar con ciclos de entrega cortos, se puede reevaluar el trabajo cada dos o tres semanas. Esto implica que los resultados se conocen prontamente y por tanto, la retroalimentación es más rápida. Los equipos pueden incorporar inmediatamente sus hallazgos en los ciclos de trabajo.
En caso de pensar en implementar una metodología de auditoría ágil, pueden darse unos sencillos pasos, en tanto se mantienen algunos métodos de auditoría tradicionales que se consideren necesarios. Lo primero es definir si el equipo cuenta con la flexibilidad y posibilidades de adaptarse, de acuerdo con sus procesos actuales, a una metodología de auditoría ágil. También pueden emprenderse planes piloto para ciertas actividades y evaluar, ajustar y actualizar según sea necesario.
Incorporar al equipo a personas con experiencia en el tema y buscar capacitación así como el uso de aplicativos específicos y Sistemas de Gestión de Proyectos es fundamental. Si bien la pandemia ha afectado la normalidad, también ha hecho que las organizaciones ágiles sean más proactivas, resistentes y ágiles y ello incluye a la auditoría, que debe adaptarse conforme a las circunstancias.
¿Qué es Cultura Agile?
Una cultura agile es la que engloba una forma de pensar y ser agile, es decir que está integrado en los procesos y en la estrategia. Se hace agile cuando se es agile. Están surgiendo nuevos roles, nuevas soluciones en las empresas para poder ayudar a los equipos y entender mejor estas metodologías que pretenden transformar los procesos, los recursos y los entornos para que se fluya mejor y ser más productivos, a la vez que se genera más bienestar.
Hablar de bienestar y productividad a la vez da un chute de buena energía a todas las partes, a la organización y a los equipos, ¿verdad? Necesitamos estar más conectados, entre nosotros y con los objetivos de la empresa. La cultura agile nos ayuda a tener organizaciones líquidas. Hablar de agilidad y fluidez implica reconfigurar la forma de trabajar, transformar procesos y medios. Pero va más allá, porque no se queda en la metodología, y cuando abarca a toda la organización y a su forma de entenderlo, acoge a la cultura.
Hablamos de cultura agile cuando se fomentan los valores que apuestan por esa forma de trabajo distinta, que no solo se aplica a tener reuniones sencillas y prácticas. Se practica en toda la organización y se impregna en todas las áreas. Por ejemplo, el valor de la colaboración es un indispensable en la cultura agile, porque se hablar de escuchar, de valorar el talento del resto de los compañeros y de colaborar para que el equipo, que es multidisciplinario, haciendo que cada uno de los miembros sea empoderado y brille por su propio talento.
Ser conscientes es la base de tener cultura agile, de que seamos organizaciones líquidas. Instalar cambios por el hecho de hacerlo, porque está de moda o sin saber muy bien, es un error. Hay que sentirlo, hay que disfrutarlo e integrarlo. La idea es mejora continua y debemos adaptarnos a los cambios internos, a hacer que eso forme parte de nuestro día a día, siempre con el foco en mejorar.
¿Qué son las Metodologías Ágiles?
Han venido para quedarse, porque quien lo prueba quiere más. ¿Qué tendrán estas metodologías que parecen crear adicción?
Añaden valor a la organización porque mejoran la relación entre la misión y la visión y las hacen ser organizaciones líquidas. ¿Qué hacemos y cómo hacemos para llegar donde queremos? En este punto, las herramientas, dinámicas y recursos que nos ofrecen las metodologías agile nos ayuda a entender mucho mejor la propia cultura.
Las metodologías agile están enfocadas en la persona, en añadir valor y en aportar soluciones de forma constante. Como su nombre indica, son ágiles y por tanto nos facilitan la vida. Eso debería ser suficiente motivo para integrarlas en la organización.
La mentalidad, se asocia a la cultura porque es la que lo empieza todo. De hecho, indica cómo piensa la organización, cómo siente. Las organizaciones líquidas tienen clara esa mentalidad y la transmiten en su cultura agile. Los equipos están formados por profesionales que entienden esa forma de trabajar, que se adaptan trabajando en remoto o en la oficina, que llevan a cabo reuniones enfocadas y ágiles. Todos los recursos son para facilitar el desarrollo del proyecto y de sus equipos.
Para empezar, enfócate en la estrategia, entendiéndola como valor añadido de forma interna, no solo hacia fuera para tus clientes. Apuesta por los equipos empoderados, y olvida los grupos que cumplen órdenes.
¿Qué son las Organizaciones Líquidas?
Las organizaciones líquidas son las que apuestan por la fluidez.
La cultura agile se mezcla con las organizaciones líquidas porque en el fondo, las organizaciones que realmente son ágiles, son las que ponen el foco en la transformación del mindset. No vale cambiar procesos si no tenemos mentalidad agile. Eso pasa por cambiar muchas de las cosas que llevábamos haciendo mal desde hace tiempo.
Al contrario de las organizaciones jerarquizadas, la cultura agile va hacia la simplicidad, lo plano. Se experimenta más que planifica. Se comunica y hay una cultura abierta y transparente. Todos conocen lo que sucede y cómo están los procesos y proyectos. Darle a las personas la posibilidad de entender qué impacto tiene su trabajo en la empresa es muy importante.
Somos organizaciones líquidas cuando hablamos de estructuras horizontales, cuando eliminamos burocracias que nos hacen perder muchísimo tiempo, cuando se tarda en tomar una decisión. Debemos definir bien los roles que tenemos en la empresa y que todos puedan identificarlos sencillamente.
Lo práctico se impone y se generan espacios de colaboración transversal, de trabajo donde todos somos mucho más efectivos. Los procesos largos dan paso a fases ágiles de acción.
¿Qué es la Auditoría Continua?
Es un método utilizado por los auditores para realizar actividades relacionadas con revisiones en tiempo real. La tecnología desempeña un papel fundamental en la automatización de la identificación de excepciones o anomalías, el análisis de patrones de los dígitos de campos numéricos clave, el análisis de tendencias, el análisis de transacciones detalladas con valores límite y umbrales, las pruebas de controles y la comparación del proceso o del sistema a través del tiempo o con otras entidades similares.
Históricamente la auditoría interna realizaba pruebas de los controles en forma retrospectiva y cíclica, con frecuencia muchos meses después del momento en el que ocurrían las actividades de negocio. Los procedimientos de prueba a menudo se basaban en un enfoque de muestreo e incluían actividades como revisiones de políticas, procedimientos, aprobaciones y conciliaciones. En la actualidad, sin embargo, se reconoce que este enfoque sólo ofrece a los auditores internos un alcance limitado de evaluación y, en general, es muy tarde para representar un valor real en cuanto al desempeño del negocio o al cumplimiento de regulaciones. La auditoría continua es un método empleado para realizar evaluaciones de riesgos y controles de manera automática y más frecuente.
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